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Alugar um escritório pode ser mais barato e eficiente

Para o negócio dar certo, é preciso oferecer eficiência nos serviços.

Empresas que oferecem serviços de escritórios virtuais aproveitam a crise para expandir os negócios. Um escritório de aluguel ou inteligente é uma boa alternativa para o empresário reduzir o custo e manter o pique no mercado.

Pequenos empresários descobrem os escritórios inteligentes, com sala, móveis, internet e até secretária. E empresários usam restaurantes e cafés como escritórios.

O fotógrafo Paulo Villar é dono de um estúdio em São Paulo. Mas em boa parte do tempo ele trabalha fora de lá. E o que é melhor: sem necessidade de investir em estrutura física.

O empresário conseguiu eficiência com uma solução simples. É como se ele tivesse vários escritórios espalhados pela cidade, a maioria de graça. E como ele faz? Carrega todas as informações no seu laptop, e usa restaurantes ou cafés mais próximos para se reunir com clientes.
Na maioria das vezes, o empresário escolhe lugares que oferecem internet sem fio de graça. Em um deles, ele se reúne com a cliente Renata Battaglia. Ele mostra trabalhos, discute projetos.

Em média, o empresário faz 20 reuniões por mês. Além da economia, a praticidade é a grande vantagem. Em cada reunião, o empresário pode escolher escritórios mais perto dele e dos clientes.

“A gente utiliza canais e essa estrutura gostosa de você estar num ambiente descontraído junto com o cliente, tudo isso agrega no relacionamento que se diz moderno, tecnológico, e ágil”, acredita o Paulo Villar.

“Por causa do trânsito, é mais fácil. A gente sempre encontra um lugar que seja bom para os dois, e aí eu acho muito bacana’, aprova a cliente Renata Battaglia.
Segundo a dona do café, Gelma Franco, hoje 60% dos clientes são pessoas como Paulo, que escolhem o lugar para fazer reuniões de negócios.

“A gente costuma dizer que é a terceira casa deles, não é o escritório oficial, não é a residência, mas é um lugar acolhedor que eles fecham negócios”, conta Gelma.

Já o empresário Eduardo Figueiredo encontrou uma solução econômica e prática no aluguel dos escritórios inteligentes. Eduardo Figueiredo desenvolve programas de computador. Assustado com as notícias sobre a crise, ele fechou o escritório que tinha montado e resolveu alugar um escritório com toda a estrutura incluída, desde o espaço, os móveis, internet, telefone e secretária.

“Antevendo a crise, nós procuramos uma opção que pudesse nos oferecer os mesmos serviços e ainda ampliar os serviços e obter o custo benefício em cima desses serviços com diferencial”, diz o empresário e cliente Eduardo Figueiredo.

No escritório próprio, o empresário tinha despesas de R$ 18 mil por mês entre aluguel e funcionários. Hoje, ele gasta R$ 2 mil por mês, com todos os serviços incluídos.

“Nós economizamos R$ 16 mil mensais, que eu tinha como custo anterior a essa experiência. Com isso estamos investindo em outras áreas da empresa, em softwares, contratação de mais engenheiros para desenvolvimento e isso me deu amplitude de investir em áreas mais necessárias na empresa”, conta Eduardo.

Eduardo aluga a sala do empresário Otávio Ventura, que não tem do que reclamar. Clientes não faltam. Ele começou este negócio em 1995, com um investimento de R$ 30 mil em três salas e uma linha de telefone. Hoje ele aluga 100 salas, tem 500 linhas telefônicas e mais de 200 clientes. Para ele, os escritórios inteligentes são uma tendência que veio para ficar.

“É só fazer as contas que a pessoa percebe a nítida diferença entre montar seu escritório e ter que desembolsar investimentos em instalações, pessoal, aluguel, IPTU, e perder todo um tempo cuidando disso. Nos escritórios virtuais, ele pode estar numa estrutura completa que lhe oferece isso num modelo que só paga aquilo que usa”, explica Otávio Ventura.

A empresa oferece pacotes de serviços a partir de R$ 290. Segundo a gerente Elizabeth Garcia, um dos motivos do preço baixo é o maior poder de negociação da empresa com os fornecedores.

“Como nós temos muitos clientes, os nossos fornecedores de internet e telefonia fornecem desconto melhor para nós, então conseguimos transferir isso para o cliente”, diz a gerente comercial Elizabeth Garcia.

Mas, para o negócio dar certo, é preciso oferecer eficiência nos serviços. Em um deles, os funcionários recebem treinamento constante.
A tecnologia também ajuda. A central de telefone permite que o atendimento seja personalizado. Quando um cliente liga para lá, a telefonista lê o nome da empresa dele no visor do PABX.

Outro pequeno empresário também alugou um escritório em setembro de 2008. Miguel di Monte seleciona e treina funcionários para outras empresas. O movimento na empresa dele é sazonal e, para Miguel, a vantagem do escritório de aluguel é a flexibilidade. Ele pode diminuir e aumentar a estrutura na hora, sempre que precisa.

“Recentemente, nós tivemos que trabalhar 200 vagas para o nosso cliente. Então, nesse período, nós temos que expandir nosso escritório, e aí a flexibilidade é muito grande. Nós temos a possibilidade de alugar salas ou auditórios para fazer essa seleção e entrevistas. Paga exatamente pelo que usa e pelo tempo que usa”, conta Miguel di Monte.

O empresário também não perde tempo em administrar o escritório. É o locador quem cuida dos funcionários e da manutenção dos equipamentos.

“Não tendo que focar nesses aspectos administrativos, de compra de equipamentos, eu acho que ganhei aí em torno de 60% a 70% em agilidade, e com o foco muito mais direcionado no nosso próprio negócio”, diz Miguel.

Fonte: Revista Pequenas Empresas e Grandes Negócios